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Facturas y pagos

Crear una factura

Crea una factura en RedAppy a partir de un presupuesto firmado o desde cero: cliente, vehículo, kilometraje, mano de obra, repuestos, cargos, impuesto y saldo.

La factura es lo que paga el cliente. La mayoría se crean solas en cuanto el cliente firma un presupuesto. Esta guía cubre eso, y también cómo hacer una desde cero para un cliente sin cita o un trabajo que nunca tuvo presupuesto.

A partir de un presupuesto firmado

Cuando un cliente aprueba un presupuesto, RedAppy crea la factura automáticamente con los mismos trabajos, repuestos, cargos e impuesto. Abre Invoices y está al inicio de la lista, con el campo Original Estimate apuntando al presupuesto. Agrega el kilometraje, ajusta lo que haya cambiado durante la reparación y sigue con registrar el pago.

Desde cero

  1. Abre Invoices y haz clic en Create New. La lista muestra cada factura con su total y Payment Status, así ves de un vistazo quién te debe.

    La lista de Invoices en RedAppy con las columnas Customer, Vehicle, Total, Payment Status y Created At

  2. Elige el Customer y luego el Vehicle. Escribe Mileage In con la lectura del odómetro, y Mileage Out cuando el auto se va. Invoice Date es hoy por defecto.

    Formulario de factura nueva con Maria Lopez como cliente, su Honda Accord como vehículo, Mileage In lleno y la fecha Invoice Date

  3. Elige el Technician y haz clic en Add Hourly Job (o cambia Job Type a Flat Rate). Elige el Job Name, escribe las Labor Hours y agrega repuestos con Add Part, igual que en un presupuesto.

    Hourly Job 01 en la factura con Oil Change como nombre del trabajo y 0.5 horas de mano de obra, junto a la columna Payments

  4. Baja hasta Invoice Summary. Los cargos de taller y ambiental vienen de tus ajustes, y el Sales Tax se puede ajustar por factura. Arriba puedes vincular una Multi-Point Inspection, agregar un Discount o dejar Notes.

    El Invoice Summary con mano de obra, cargos, subtotal, impuesto editable y el total de la factura, sobre el campo Multi-Point Inspection

  5. Haz clic en Save. La columna derecha ahora muestra Payment Status: Unpaid, el Balance Due, el botón Add Payment y los botones View Invoice, Send to Customer y Text Customer.

    Una factura guardada con Payment Status Unpaid, Total Paid 0, Balance Due 64.56, el botón Add Payment y View Invoice activo
Consejo:Marca Show labor hours and rate en un trabajo si el cliente, o su aseguradora, necesita ver horas y tarifa en lugar de una sola línea de mano de obra.

Qué tiene una factura que no tiene un presupuesto

  • Mileage In y Mileage Out, para que el historial de servicio tenga la lectura del odómetro.
  • Storage Fees, para vehículos que se quedan en el taller, con la tarifa diaria de tus ajustes.
  • Un vínculo a Multi-Point Inspection, para que el cliente reciba los resultados de la inspección con su cuenta.
  • Payments, Total Paid y Balance Due, que determinan el Payment Status.

Preguntas frecuentes

Sí. Haz clic en Create New en Invoices y llénala directamente. El campo Original Estimate simplemente queda vacío.

Sí. Edita cualquier trabajo, repuesto, cargo o descuento y haz clic en Save. El presupuesto queda tal como lo firmó el cliente.

En Shop Setup → Shop Settings → Sales Tax, incluido si aplica a mano de obra, repuestos, trabajos de precio fijo y cargos. Puedes cambiar la tasa en una sola factura desde su resumen.